ARQUIVO DE SEGURANÇA

O Arquivo de segurança é um serviço que oferece toda infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais (CDs, DVDs, fitas e LTO, microfilmes, cartuchos magnéticos, fotografias, entre outros), dotada de um sofisticado sistema de segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e umidade.

Para quem é indicado? Empresas que buscam atender as melhores práticas de segurança da informação.

Vantagens e benefícios:

• Controle de umidade e da temperatura do ambiente, 24 por dia;
• Sala protegida contra incêndio, com porta tipo cofre corta-fogo;
• Blindagem eletromagnética que garante o perfeito funcionamento das mídias;
• Controle de acesso à sala do Arquivo de Segurança por meio de leitura Biométrica;
• Monitoramento 24 horas com circuito interno de TV;
• Facilidade de acesso às mídias via web, onde é possível solicitar serviços e obter diversos relatórios online, com controle de movimentação.

Etapas do Arquivo de Segurança:

• 1. As mídias são transferidas da sede do cliente para a Arquibox, sendo organizadas conforme a demanda do cliente;
• 2. São guardadas em estruturas especiais de segurança que garantem a integridade das informações;
• 3. Elas podem ser consultadas e entregues ao cliente, conforme a sua necessidade.

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da Arquibox ou do Cliente.

Para quem é indicado? Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

• Organização física adequada;
• Sistema de identificação;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Etapas da Organização de Arquivos:

Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;

• 1. Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
• 2. Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
• 3. Através do índice criado no Software GED Arquivar na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

Para quem é indicado? Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada.

Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

• Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução de custo com recuperação e duplicação;
• Preservação do arquivo físico;
• Integração de dados ativos e históricos;

Etapas da Digitalização de Documentos:

• 1. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner);
• 2. Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;
• 3. As imagens e dados são migrados para o Software GED Arquivar, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso. Para compreender melhor como a Digitalização de Documentos pode ajudar melhorar o desempenho das atividades da sua empresa, preencha nosso formulário que a nossa equipe entrará em contato para auxiliá-lo.

SOFTWARE DIGITAL DOC

O Software Digital Doc é um serviço que possibilita ao usuário digitalizar, indexar e armazenar seus documentos online de forma prática e segura.

Para quem é indicado? Para empresas que desejam digitalizar, na sua própria sede, pequenos volumes de documentos para atendimento das demandas diárias.

Vantagens e benefícios do Software Digital Doc:

• Segurança e agilidade na indexação dos documentos;
• Redução dos custos com a gestão dos documentos e melhora na eficiência operacional;
• Compartilhamento e distribuição de documentos com usuários ou clientes, reduzindo consideravelmente a logística;
• Possibilidade de utilização centralizada ou distribuída dos documentos (vários departamentos e/ou filiais).

Etapas do Software Digital Doc:

• 1. Os documentos são digitalizados na sede do cliente por um Scanner, disponibilizado pela Arquibox;
• 2. Após a Digitalização os documentos são armazenados no Software GED Arquibox, na Web;
• 3. Ficam disponíveis para consulta e compartilhamento online.

SOFTWARE GED

O Software GED é um conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. É uma ferramenta totalmente via web, que não necessita de instalações nas máquinas dos usuários.

O Software GED Arquivar é personalizado conforme a demanda da empresa, garantindo o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar, no momento desejado.

Para quem é indicado? O Software GED é uma solução que pode ser aplicada a todos os segmentos de negócios, independente do tamanho da demanda documental da empresa.

Vantagens e benefícios:

• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópia;
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
• Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
• Segurança das informações;
• Preservação do arquivo físico;
• Segurança das informações;
• Integração de dados ativos e históricos;
• Consulta do documento digital via web, 24 horas por dia.

Etapas do Software GED:

• 1. Cadastro de Documentos;
• 2. Armazenamento;
• 3. Distribuição.

GUARDA DE DOCUMENTOS

A Guarda de Documentos é um serviço que oferece uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa.

Para quem é indicado? Empresas que possuem documentos ou arquivos, armazenados em sua sede, os quais precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.

Vantagens e benefícios da Guarda de Documentos:

• Redução de custos com mão de obra e espaço interno para a administração do acervo;
• Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
• Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos;
• Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas.

Etapas da Guarda de Documentos:

• 1. Os documentos são transferidos da sede do cliente para a Arquivar, sendo organizados e classificados, conforme demanda da empresa;
• 2. Estes podem ser digitalizados no Software GED Arquivar, para acesso via web;
• 3. São guardados em estruturas especiais de arquivos, contendo um sistema com código de barras para acesso e controle;
• 4. Estes podem ser consultados e entregues ao cliente, conforme a sua necessidade. Para compreender melhor como este serviço pode facilitar a Guarda de Documentos da sua empresa, preencha nosso formulário que a nossa equipe entrará em contato para auxiliá-lo.